column

Nee, helaas niet! Al zie ik genoeg voorbeelden voorbijkomen waarin communicatie wordt gezien als dé oplossing voor alles of dat juist iets fout is gegaan door de communicatie. Maar zoals Renate Verloop in haar blog van 6 september over corona-communicatie al schreef “Geef niet zo gemakkelijk de communicatie de schuld”. En laten we onszelf vaker de vraag stellen “Is de communicatie onduidelijk of is de opgave niet helder?”

 

Communicatie als duizend-dingen-doekje
In veel organisaties wordt communicatie gezien als iets dat de communicatieprofessional doet. Het is het sluitstuk in een project of opgave dat als een soort ‘duizend-dingen-doekje’ al het gedoe dat eerder in het traject is ontstaan kan wegpoetsen. Als communicatieprofessionals weten we dat goed communiceren inderdaad heel effectief kan zijn. Maar we weten ook dat we met goede communicatie van een vierkant geen cirkel kunnen maken. Al proberen we het vaak wel ūüėČ

 

Communicatie aspecten
Daarnaast zie ik een verschil tussen communiceren en communicatie. Communiceren doet iedereen de hele dag door en gaat over verbale of non-verbale interactie. Communicatie gaat een stap verder en is het bewust nadenken over de vier aspecten van deze verbale of non-verbale interactie. Deze vier aspecten zijn volgens de wetenschapper F. Schulz von Thun:

  • Zakelijk: de feitelijke opgave
  • Relationeel: de context tussen zender en ontvanger
  • Appellerend: het gewenste effect van zender en ontvanger
  • Expressief: de vorm of manier waarop de boodschap wordt overgebracht


Als er bij één of meer van deze aspecten iets niet klopt, of er in de verkeerde volgorde over wordt nagedacht kun je er vanuit gaan dat er gedoe ontstaat. Maar ook dat je de communicatie dus niet alleen als sluitstuk kunt overlaten aan communicatieprofessionals. Want al vanaf het begin van een project of opgave zijn alle betrokkenen aan het communiceren. En kun je eventueel gedoe voorkomen door bij elke interactie na te denken over de bovenstaande vier aspecten.
 


Communicatieve vaardigheden
Om goed in te kunnen spelen op deze vier aspecten bij jouw interacties moet iedereen werken aan zijn/haar communicatieve vaardigheden. Hierbij kun je denken aan:

  • Omgevingsbewustzijn
    Het kunnen inschatten wat de effecten van jouw inzet en/of gedrag zijn op anderen.
  • Inlevingsvermogen
    Het kunnen inleven en rekening houden met de situatie en gevoelens van anderen.
  • Luisteren
    Het kunnen horen, doorvragen en willen begrijpen wat de ander te vertellen heeft.
  • Taal- en beeldvaardigheid
    Het kunnen spreken, schrijven en verbeelden op een manier die aansluit bij de ander.
  • Netwerken
    Het kunnen herkennen van relevante groepen/netwerken en daar actief bij aansluiten.


Meer informatie over deze vaardigheden vind je terug in mijn blog ‘Communicatie als vak of vaardigheid’.

 

Gedeelde verantwoordelijkheid
Het communiceren kun je dus niet helemaal overlaten aan de communicatieprofessionals. Maar je hoeft het ook niet helemaal alleen te doen. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid, waarin iedereen op elk aspect zijn of haar rol pakt en/of bijdrage levert. En die verantwoordelijkheid kan per aspect verschillend zijn. Zo is het opstellen van de feitelijke informatie en het bepalen van het doel echt een verantwoordelijkheid van een projectleider, maar is het bepalen van de manier waarop de boodschap wordt overgebracht een expertise (en dus verantwoordelijkheid) van de communicatieprofessional.
 

 

Communicatie op de agenda
Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat communicatie door het coronavirus weer op de agenda staat. Heel fijn, maar ik zie ook de keerzijde van dit succes. De communicatieprofessionals werden (en worden) vooral ingezet voor het ‘verzenden’ van de corona-informatie. Het eerdergenoemde sluitstuk of duizend-dingen-doekje. Hier kunnen we, als communicatieprofessionals, alleen zelf verandering in brengen. Door er écht voor te zorgen dat communicatie op de agenda staat en blijft staan. En een onderwerp is waarin iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid pakt.

 

Bijdrage communicatieprofessional
Hoe? Door het gesprek in jouw organisatie te voeren over de vier aspecten van communicatie, de gedeelde verantwoordelijkheid en de hiervoor benodigde communicatieve vaardigheden. Maar misschien nog wel belangrijker: door duidelijk te maken wat jouw bijdrage als communicatieprofessional op welk aspect en moment is. Om te voorkomen dat we steeds als sluitstuk worden gezien. Op basis van de gedeelde verantwoordelijkheid kun je de dienstverlening vanuit de communicatieprofessional verdeeld over vier niveaus:
 


 

  • Overnemen
    De opdrachtgever geeft aan wat de opgave, context en gewenst effect is en op basis van jouw vakkennis neem jij de taak en/of rol helemaal over.
  • Ondersteunen
    Om de opdrachtgever te ondersteunen bij zijn of opgave neem je taken en/of rollen gedeeltelijk over. Je maakt hierover duidelijke afspraken met de opdrachtgever. Bv. over benodigde input over de opgave en contact, het gewenste resultaat en de planning.
  • Begeleiden
    Om de opgave van de opdrachtgever soepel te laten verlopen begeleid je hem/haar bij deze taak en/of rol. Door goed te luisteren en begripvol te adviseren help je de ander op weg.
  • Stimuleren
    Om de opgave een nieuwe impuls te geven bied je innovatie- en inspiratiemogelijkheden aan de opdrachtgever. Zodat deze zijn/haar rol op een vernieuwende manier kan oppakken.

 

Voorkeursrol communicatieprofessional
Jouw meerwaarde laten zien op basis van de bovenstaande niveaus van dienstverlening is gemakkelijker gezegd dan gedaan. De verschillende niveaus vragen namelijk om andere kwaliteiten en competenties. En van nature heb je als persoon nu eenmaal een bepaalde voorkeur. Wil je weten welk niveau jouw voorkeur heeft? Kijk eens naar je rol en meerwaarde in afgeronde opdrachten, praat erover met collega’s of doe bijvoorbeeld de voorkeursrollentest van de HVR Group.

Wil je op de hoogte blijven van mijn idee√ęn/ervaringen,¬†mijn nieuwe column¬†gelijk lezen of¬†meepraten over ontwikkelingen in¬†het communicatievak?
Volg mij dan op LinkedIn, meld je aan voor de groep 'Organisatie van de communicatie' of doe mee met de online Q&A's die ik regelmatig organiseer.